Dokumenthantering med Yodo Intranät

Publicerad: 24/9, 2018

Alla företag och verksamheter måste ha effektiv dokumenthantering. Man kommer på ett enkelt sätt direkt få fram just det dokument man är ute efter. Det kommer att vara logiskt för alla olika målgrupper i verksamheten som skall skapa eller konsumera/läsa dokument.

I Yodo kan all information som är nödvändig för verksamheten sparas och enkelt uppdateras på två olika sätt.
1. All beskrivande dokumentation som arbetsuppgifter, policys och direktiv dokumenteras och administreras med fördel under rätt rubrik i databasen ”Manualer” i ”Intranät”.
2. Filer som bruksanvisningar, villkor, avtal etc. sparas och hämtas som filer i ”Filarkivet”. De kan vara i PDF, Word- eller excelformat etc.

Att tänka dokumenthantering och införa ett dokumenthanteringssystem är inte svårt utan det kan göras enkelt. Det beror så klart också på storlek på organisation, vilken typ av verksamhet man har och vilket arv man kanske har från befintliga filservrar.

Här nedan finns en förteckning på innehåll som ger dig olika insikter kring dokumenthantering som ämne men även vad man skall tänka på och hur man skall göra om man vill införa ett dokumenthanteringsystem.

Det du behöver veta om dokumenthantering
Dokumenthantering är mycket viktigt för många verksamheter och blir allt viktigare. Detta i takt med att olika krav ökar och informationsmängden konstant ökar. Det gäller helt enkelt att ha ordning och reda och minska riskerna att göra fel.

Det finns ett antal grundläggande kunskaper om dokumenthantering som kan hjälpa dig att skapa förutsättning för dig och din organisation att frambringa en struktur och få ordning på dokumenten.

Skapa struktur med hjälp av metadata.
Lär dig tänket kring att hantera dokument i flera dimensioner En grundbult kring ämnet dokumenthantering är ”Skapa struktur med hjälp av metadata - letadata”. I denna skrift går vi genom hur det smartaste sättet att stuktura dina dokument.

Införande av dokumenthantering
Vad kostar det? Hur lång tid tar ett projekt? Hur mycket interna resurser måste vara med i arbetet? Vi rekommenderar att införandet skall göras så enkelt som möjligt och hantera förändringar när de uppstår. Tekniskt sätt är införandet relativt enkelt.
Yodo Intranät är en grundmodul som kan användas av alla med gemensamt login, alternativt anpassa hela systemet med enkel användarhantering för ett obegränsat antal användare.

Förstudie - varför och vad gör man?
Det behövs ingen intern förstudie för att komma igång med dokumenthantering. Med Yodo är det lekande enkelt att komma igång och bygga upp en struktur för dokumenthantering. Minimal utbildning för administratörer och ingen för användare då systemet är uppbyggt lika sociala medier och en datorvan användare finner all information och tilldelade uppgifter på intuition.

Hur får jag med mig ledningen på att införa dokumenthantering?
Dokumenthantering är viktigt men oftast inte lika viktigt som t.ex ett ekonomisystem för en organisation. Genom Yodo Intranät är det mycket enkelt att sätta upp en demo och därigenom aktivera ledningen direkt inför införandet av ett dokumenthanteringssystem med Yodo.

Källa: http://www.ways.se