Det finns få verktyg som har förmågan att skapa så mycket huvudvärk inom företag som det egna intranätet. De verksamheter som utvecklar en framgångsrik intranätstrategi belönas med genomsyrande verksamhetsnytta såsom engagerade medarbetare, tidsbesparingar och snabbare beslut.

Enligt en studie genomförd på svenska intranät av Web Service Award 2011 framgår att 55 % anser att deras intranät är ostrukturerade, endast 11 % anser att intranätet är en bra innovationskälla för att fånga upp nya idéer, hela 71 % är missnöjda med sökfunktion och väldigt få företag analyserar verksamhetsnyttan med intranätet.

Här kommer några konkreta tips för dig som jobbar med intranät och intern kommunikation.

Ställ frågan ”varför” minst fem gånger

Börja med att gå till källan med varför ni behöver ha ett intranät? Fråga er själva vad som skulle hända om intranätet inte fanns? Vilken effekt hade det haft på verksamheten? Det måste finna ett klart och tydligt syfte med intranätet. Upprätta en strategi med konkreta och tydliga mål och säkerställ att strategin för intranätet sammanstrålar med verksamhetens övergripande affärsstrategi. Fokusera på det som är värdeskapande. En gyllene regel är att allt som inte tillför värde ska elimineras.

Förankra intranätet som dörren till arbetsplatsen

Intranätet ska fungera som dörren till arbetsplatsen. Säkerställ därför att startsidan för alla anställda inte är något annat än just intranätet. Precis som en dörr ska det kännas välbekant, säkert och hemmatrevligt. Intranätet bör vara förankrat så pass djupt att om det går ner, då ska ansvarig bli nedringd och mailboxen gå i taket. För att säkerställa att intranätet förankras som dörren till arbetsplatsen är det viktigt att identifiera verktyg och applikationer som driver användarna mot intranätet.

Den grafiska designen

Att investera i grafisk design som följer företagets övergripande grafiska strategi är att plocka lågt hängande frukt. Funktionalitet och struktur är givetvis extremt viktigt, men vi människor påverkas även starkt av färger och design. Det finns åtskilliga studier som pekar på relationen mellan grafisk design och upplevd användarvänlighet. Ställ ditt intranät framför spegeln och fråga om det är det vackraste intranätet på denna sida av skogen eller inte?

Utbilda alla

Det kanske låter uttjatat men detta en av de absolut viktigaste komponenterna för att lyckas. Se till att utbildningsmaterial finns tillgängligt och att hela verksamheten får en gedigen utbildning i hur intranätet fungerar. Eller välj ett intranät som är så enkelt att ingen övergripande utbildning behövs förstås!

Dra lärdom av den sociala evolutionen

Vi människor har en fantastisk förmåga att kommunicera och samarbeta. Den moderna kommunikationen mellan individer, avdelningar, grupper, företag, leverantörer och partners har passerat det primitiva stadiet av kommunikation med flera ljusår. Det senaste decenniets kraftiga teknologiska utveckling har medfört verktyg och funktioner som ökar såväl företagens lönsamhet och privatpersonens karriärmöjligheter. Sociala medier såsom Facebook, LinkedIn, Twitter och Google+ har skapat nya standarder för vårt sätt att kommunicera både privat och inom företag.

Det sociala nätverket Facebook lanserades 2004 och möttes initialt av skepticism från arbetsgivare och ledningar. Många chefer och beslutsfattare skräms än idag av sociala nätverk. I september 2011 passerade Facebook 800 miljoner användare, och företagens skepticism har idag mer eller mindre ersatts av möjligheter. Nu har begreppet ”Sociala Intranät” spridit sig som en våg. Enligt en studie från CIO Sweden har över 80 procent av Sveriges IT-chefer ett aktivt facebook-konto. Idag går det knappt att nämna ordet intranät utan att beröra sociala funktioner och dra liknelser till sociala nätverk såsom Facebook. Sättet vi integrerar och samarbetar på kryddas allt mer av delaktighet och öppenhet. Två faktorer som bevisligen genererar ökad produktivitet.

Sociala verktyg såsom affärscommunities, twitter och bloggar kan medföra underverk. De låter kunskap och idéer komma fram och ökar i sin tur produktivitet, engagemang och lojalitet. Framgångsrik social media tar tid och det är viktigt att upprätta sociala filter. En grundregel är att komma ihåg är dock att intranätet är ett affärsverktyg. Vad gäller bloggar är mitt tips att låta cheferna börja, för att föregå med goda exempel och sätta en bra nivå.

Integrera en företagschatt

Ett bra stöd till intranätet är att integrera en företagschatt med videokonferensmöjligheter och närvarostatus. Att skicka mail internt är ofta tidsförödande och ineffektivt. Genom att hantera snabba ärenden via chattverktyg kommer ni att spara tid, engagera medarbetarna och även uppleva att intern mailtrafik minskar kraftigt. Detta innebär i sin tur att mer fokus kan läggas på era kunder.

Standardisera, mät och utvärdera

Din tid är värdefull och den kostar pengar. Säkerställ att du fokuserar på att göra rätt saker. Vilka samarbetsytor fungerar bättre än andra? Vilka företagsnyheter engagerar de anställda? Sätt mål, mät, utvärdera och agera! Intranätets framgångar kommer av människor, teknik och processer. Standardiserade processer är grunden till ständig förbättring. Se till att skapa en dialog med verksamhetens intressenter och var alltid lyhörd för förbättringar.

Källa DCQ
Läs alla 10 framgångstipsen för ett vinnande intranät på länken här
https://www.dqc.se/nyheter/10-framgangstips-for-intranat-i-varldsklass/