http://www.tobiasmossop.se/intranat/sa-skapar-vi-sveriges-basta-intranat-i-10-steg/

Mycket bra och initierad artikel av Tobias Mossop:

”Vad enkelt det är”, brukar folk säga som kommer och tittar på vårt intranät. Det är som om de blir förvånade över att vi inte har en massa fräna funktioner, rörlig grafik och rullande textremsor.

Men det är inte enkelt att skapa bra intranät som användarna gillar och som skapar nytta för företaget. Det krävs vilja, hårt arbete och rätt prioriterade resurser.

Här är en sammanfattning av hur vi på Martin & Servera arbetar när vi varje dag skapar Sveriges bästa intranät, prisat 2015 och 2016 av Web Service Award.

(1) Ditt syfte avgör vad intranätet ska vara och hur du ska jobba

Gå och lyssna på Pierre Du Rietz, chefsanalytiker på Web Service Award (WSA), om du inte redan har gjort det. Det brukar finnas flera möjligheter varje år lite här och var i landet. Jag har lyssnat på honom några gånger under åren och hans mission när det gäller intranät är att de ska ha ett syfte. Det har han naglat fast i min hjärna, så tack för det, Pierre. Om intranätet inte har ett syfte, varför ska då användarna gå in på det? Om det inte finns ett syfte, hur ska man då kunna ta fram mätbara mål så att det går att följa upp att man faktiskt gör rätt saker?

Allt detta känns självklart men enligt de WSI-undersökningar WSA gör varje år så uppger en oroväckande stor andel av intranätsredaktörerna att de inte har något uttalat syfte med sina intranät.

Vi befann oss 2014 i ett läge där det inte fanns något intranät. Folk var hänvisade till mejl, filserver, oregelbundet utkommande personaltidning och anslagstavlor. Cheferna förväntades informera personalen, vilket var en omänsklig uppgift när informationsunderlaget ofta var bristfälligt och sällan lagt i någon prioriteringsordning. I medarbetarundersökningen uppgav folk att de inte riktigt hade koll på vad vare sig ledning eller de andra avdelningarna och funktionerna egentligen gjorde hela dagarna.

Om vi verkligen ville bidra till att förbättra den interna kommunikationen så var ”koll på läget” ett bra syfte, tyckte vi. Alla, oavsett vem man är eller vilka förkunskaper man har, ska kunna gå in på intranätet och direkt skaffa sig koll på läget.

Med ett så tydligt syfte blev det mycket enklare att sätta upp principer och ramar för nyhetsflödet och att bygga upp informationsstrukturen. Innehåll som inte stämmer överens med syftet väljer vi bort. Och det är ett arbete som pågår varje dag. En av de tråkigaste uppgifter jag har som ansvarig för intranätet är att tacka nej till alla knäppa, roliga, smarta och högst genomtänkta idéer som kollegorna runtom i landet har. Inte för att de är dåliga utan för att de inte passar in i ramarna.

Vi har fortsatt med syftet ”koll på läget” sedan starten i oktober 2014 och vi fortsätter med det tills användarna börjar tycka annat. Vår arbetsplats utvecklas ju, så om några år är det rimligt att vi behöver hitta ett annat syfte med intranätet.

Tips:

Läs de senaste årens rapporter från WSA, ”Hur mår Sveriges intranät”. Där finns en hel del tips på hur du ska göra – och hur du inte ska göra – om du vill lyckas med ditt intranät.

(2) Ledningen måste resurssätta, annars går det inte

Om inte ledningen förstår vikten av en väl fungerande öppen intern kommunikation blir det svårjobbat för den ambitiöse intranätsredaktören, närapå omöjligt. Ledningen måste vilja satsa och säkerställa att det finns resurser, både centralt och lokalt.

Vi kommunikatörer ska hinna med så himla mycket – extern och intern kommunikation och press och PR och layouta broschyrer och ratta sociala medier och stå på mässor och krishantera – men om du ska lyckas måste någon på kommunikationsavdelningen jobba bara med intranätet, helst på heltid. De företag som satsar på det får sannolikt bättre intranät och i förlängningen ett bättre kommunikationsklimat och en mer öppen företagskultur.

Det är olika logiker för intern och extern kommunikation och alla olika kanaler som vi kommunikatörer använder. Att som ensam kommunikatör hinna navigera i allt detta och göra ett bra jobb – med tuffa krav över huvudet – leder bara till tårar och utbrändhet.

Jag arbetar tack och lov på en öppen och värderingsdriven arbetsplats. Vi har ett innovativt klimat och det är högt i tak. Men därmed inte sagt att jag inte blir ifrågasatt. Det är mitt jobb att vara specialist på intern kommunikation och på intranät och då vill det till att jag kan svara på skarpa frågor och klara av att kommunicera ägarnas och ledningens linje samtidigt som jag har användarnas bästa för ögonen. Det är rimligt att det sätts mätbara mål på mig och redaktörerna och att vi kan leda i bevis att intranätet gör skillnad.

Tips:

Ledningen brukar tycka om att få saker och ting presenterade i siffror. Ett sätt att presentera nyttan med intranätet är att redovisa arbetstid som folk lägger på att söka efter information. Om en person lägger 10 minuter om dagen på att söka efter information är det ungefär 32 timmar om året. Ta det gånger antal anställda. Om intranätet kan få ner tiden det tar att exempelvis hitta en person eller lunchmatsedeln så ökar det inte bara trivseln på jobbet utan gör att folk får mer tid över till att lösa sina arbetsuppgifter.

(3) Välj webbyrå med folk som du gillar

Oavsett om du väljer EPiServer (jag väljer alltid EPiServer) eller Sitevision eller SharePoint eller whatever så kommer webbyrån att leverera en standardlösning och sedan anpassa den efter dina behov och integrera mot de system som ni vill koppla ihop med. Alla byråer klarar av det här tekniska arbetet med god kvalitet så det är mycket viktigare att du faktiskt gillar personerna på byrån mer än deras tekniska kvaliteter. Du ska jobba jättemycket med de här människorna så värdera i första hand deras kommunikativa förmåga och deras humor. Försök komma förbi säljarna så fort som möjligt (det är inte dem du ska jobba med) och se till att få träffa teamet.

Arbetet tillsammans med webbyrån fortsätter efter det att intranätsprojektet är färdigt. Det tar aldrig slut. Du kommer att ha en ständig dialog med webbyrån. Se till att ha ett bra supportavtal och se till att rapportera alla buggar direkt när de uppstår och var supertydlig i kommunikationen med kodarna så att de förstår vad du vill ha hjälp med.

Var mån om goda relationer med både webbyrå och IT-avdelningen. Skäll aldrig och jaga inte folk med blåslampa om du inte verkligen måste. Ibland är buggar krångliga att felsöka och kan ta tid men släpp aldrig – är något fel ska det åtgärdas inom rimlig tid.

Se också till att ha en utvecklingsbudget varje år för små och stora förändringar och förbättringar – och sitt regelbundet ner med webbyrån och prata utveckling. De flesta av dem har fantastisk kompetens som kan hjälpa dig att komma vidare i utvecklingen.

Tips:

Ta användarnas hjälp och skapa kanaler så att de kan rapportera fel till dig, som du tar vidare till webbyrån. Samla in så mycket fakta som möjligt från användaren: ”Vilken webbläsare? Kan du ta en skärmdump? När uppstod felet? Har det hänt förut? Är någon kollega också drabbad? Vad heter hon?”

(4) Håll det enkelt – skapa en enkel arkitektur

När du ska börja bygga ditt intranät, håll det enkelt. Ta bara med det mest nödvändiga. All den där informationen som finns utspridd överallt, på filservrar och i folks huvuden, behöver gallras ordentligt. Allt är inte viktigt. Självklart ska ledningssystem och personalhandbok med på intranätet men gör gärna en handpåläggning på språk och disposition. (När du börjar kunna samla in webbstatistik för de olika delarna i exempelvis ledningssystemet så kommer du bli förvånad över hur få som använder det. Då är det dags att starta ett projekt som ser till att fler hittar dit.)

Bygger du ett nytt intranät, som vi gjorde, har du lyxen att skapa något minimalt och sedan bygga på när folk börjar efterfråga ny funktionalitet. Bygger du om ett gammalt är det frestande att trycka på delete-knappen och börja om från början. Ingen kommer att sakna alla de där tiotusentals sidorna, de där femton år gamla nyheterna och de sju olika versionerna av samma Excelblankett som ligger spridda lite här och var.

Skapa nyhetsflödet, innehållssidor (om-sidor, handböcker, ledningssystem o s v), personsök, sök. Intranätet är ett tomt skal. Fyll det med bra, roliga och nyttiga saker, sådant som driver mot ditt syfte.

Bygg aldrig efter eget huvud. Genomför workshops i hela organisationen och låt alla funktioner, med folk på olika nivåer och i olika roller, vara med och bygga upp innehållet. Rita på tomma papper. Var kritiska. Diskutera. Få så snabbt som möjligt upp en prototyp som folk kan klicka runt i. Justera, gör om, gör nytt. Ni ska lägga ett jättepussel tillsammans men gör inte allt på en gång för det ni tycker är toppen idag kommer ni att skaka på huvudet åt om två år.

Se till att utbilda och få med lokalredaktörer redan i utvecklingen. Gör innehållsarbetet tillsammans. Gör grundjobbet som gäller för alla webbplatser. Det vill säga: hierarkisk innehållsstruktur, tydlig rubriksättning, enkelt språk, metataggar/sökmotoroptimering, även i dokumentfilerna beroende på vilken sökmotor du har. Var sak har sin plats på ett intranät och det är bara en enda plats; samma sak kan inte ligga på flera olika platser. Du kan länka men det får bara finnas en källa. Åter: sträva mot det enkla. Det är enkelt om saker och ting har en naturlig, enda plats.

Och ta det lugnt med dokumenten. Kanske kan alla de där Word-dokumenten som det är frestande att bara slänga in i en lista bli HTML-sidor i stället? Då blir det ju enklare för användarna att läsa.

Det ska gå att söka på allt och du måste förstå att folk använder sökrutan när de inte hittar. Faktum är att även om innehållsstrukturen är intuitiv och byggd utefter vad en massa fokusgrupper tycker så använder folk helst sökrutan om det är en bra sökmotor. Om det är en dålig sökmotor, eller om du inte sökmotoroptimerar, så använder de den i alla fall men hatar den.

Tips:

Krångla aldrig till språket.

Skriv kort.

Bildsätt gärna innehållssidor men strunta i det om du inte har någon bra bild, bildsätt dock alltid nyheter.

Ge korsreferenser för att skapa sammanhang och locka till vidareklick.

Om du har systemlänkar (populärt kallat något i stil med ”Mina verktyg”), försök i möjligaste mån säkra att inloggningsuppgifter följer med när användaren byter plattform.

(5) Ta ansvar för nyhetsflödet – rollen som nålsöga

”Varför är detta en nyhet – har detta nyhetsvärde? Vem ska läsa?”

Det är väl de vanligaste frågorna jag ställer när kollegorna vill ha hjälp med att publicera en nyhet på intranätet. Nyhetsflödet på intranätet riskerar att bli en stor slasktratt där allt slängs ut åt höger och vänster utan någon som helst fingertoppskänsla eller styrning. Det blir svårt för användarna att sortera ut det som är viktigt. Efter en stund tröttnar de och letar nyheter någon annanstans.

Någon behöver ta ansvar för detta.

Om du är huvudredaktör är det du som är nålsögat och som ska kvalitetssäkra allt innehåll på intranätet. När du är modig och tackar nej till innehåll som inte hör dit – när du följer syftet med intranätet – blir innehållet bra och trovärdigt.

Om du ska ha ett nyhetsflöde behöver du både ta ansvar för att bearbeta nyheterna så att de är värda att läsa och att se till att flödet aldrig stannar upp. Här finns det alla möjligheter i världen att skapa liv och puls och bygga företagskultur. Tänk på intranätets startsida som en ögonblicksbild av organisationen. Detta är vi just nu. Hit är vi på väg. Kolla vad mycket roligt som händer! Berätta om alla vi som jobbar här och vad vi hålls med hela dagarna. Blanda humor och nyfikenhet och allvar. Se på din roll som intranätsredaktör som om du vore lokalredaktör för en lokaltidning. Dina läsare bor i samma stad som dig. Skriv och berätta om det som rör er alla.

Tips:

Skriv enkelt. Ange alltid vem som är ansvarig. Ta inspiration från de journalistiska grundprinciperna: objektivt, sakligt, korrekt, med angivna källor, där flera parter kommer till tals. För varje sådan text ökar trovärdigheten för intranätet som en pålitlig informationskanal.

När något händer kommer användarna att söka sig till intranätet för att hitta information. Se till att händelsekrisen toppar nyhetsflödet och se till att uppdatera så länge krisen pågår i samarbete med dem som hanterar krisen.

Informationen i nyheter – och på innehållssidor också för den delen – ska vara presenterad på ett sådant sätt att alla ska kunna förstå utan förkunskaper. Alla texter ska leva sitt eget liv och bära sig själva. Men därmed inte sagt att specialisterna i organisationen, som kan väldigt mycket om sina områden och gärna vill ge mycket bakgrund, inte ska sammanfatta sina texter.

Läs hela artikeln och få alla 10 tips på källan och länken här:
http://www.tobiasmossop.se/intranat/sa-skapar-vi-sveriges-basta-intranat-i-10-steg/